Projectteam Standups
Wanneer je als project manager een Agile project uitvoert waarin meerdere teams betrokken zijn, dan wordt het projectteam een soort scrumteam boven deze scrum teams (zie onze Whitepaper Agile Project Management). De verschillende bij het project betrokken teams wordt door bijvoorbeeld de product owners vertegenwoordigt in het project team. Als project manager acteer je dan als scrum master van dat project team.
Naast de reguliere scrum events, zoals refinements, planningmeetings kun je met het team ook standups houden, waarvan je de frequentie kunt laten afhangen van de grootte en zwaarte van het project en de hoeveelheid tijd die de projectmedewerkers aan het project besteden. In mijn projecten hanteer ik meestal twee standups per week. In deze standups kun je als project manager twee keer per week een update krijgen over de status van de items in sprint en kunnen de project medewerkers hun impediments bespreken en kunnen verdere afhankelijkheden tussen de verschillende teams worden besproken. Uiteraard met als doel om aan het einde van de sprint alle items die het project team in sprint heeft genomen ook daadwerkelijk op te leveren om daarmee de waarde voor de organisatie te realiseren. Iedere sprint weer.
Normaal gesproken hanteerde ik in deze standups de vragen, zoals die in de officiële scrum guide worden genoemd:
- Wat heb je sinds onze laatste standup gedaan waardoor het Project Team het Sprintdoel gaat halen?
- Wat ga je tot aan onze volgende standup doen om het Project Team te helpen het Sprintdoel te halen?
- Zie je een belemmering die belet dat het Project Team het Sprintdoel gaat halen?
Omdat het project team eigenlijk een soort Scrum of Scrums team is, zouden eigenlijk andere vragen moeten worden gesteld. Het gaat niet zozeer om de bijdrage van de aanwezigen in deze Scrum of Scrums maar om de bijdrage van de teams, die deze personen representeren. En omdat het in deze standups vooral gaat over onderlinge afstemming, ben ik sinds kort gestart het met stellen van de volgende vragen in mijn project standups:
- Wat heeft jouw team sinds de vorige standup gedaan dat relevant is voor een ander team?
- Wat gaat jouw team doen tot de volgende standup dat relevant is voor een andere team?
- Welke obstakels heeft jouw team dat andere teams treft of waarbij je hulp van andere teams nodig hebt?
Met deze vragen richt je je als scrum master van het project meer op het realiseren van de sprintdoelen van het projectteam en hoe je de focus op de onderlinge afhankelijkheden van de teams.
Interne verhuizing
Soms worden dingen binnen bedrijven op een vreemde manier georganiseerd. Zo ook onze interne verhuizing. Buiten het feit dat wij binnen ons bedrijf gemiddeld 3 keer per jaar intern verhuizen, waarbij ons bureau wordt verplaatst naar een ander deel van het pand, wordt zo’n interne verhuizing ook niet op de meest handige manier aangepakt. Maakt het management bij een dergelijke verandering wel voldoende gebruik van het potentieel in het team? Worden de medewerkers voldoende betrokken bij de verandering?
Hoe verloopt zo’n verhuizing dan?
In dit geval is de behoefte aan verhuizing gestart vanuit de HR afdeling. De HR afdeling heeft in alle wijsheid besloten dat we binnen ons bedrijf moeten gaan ‘flexen’. Op zich een prima idee: met flex werkplekken kan efficiënter omgegaan worden met de benodigde resources zeker in combinatie met een goed en doordacht thuiswerkbeleid.
Dat moet gezegd worden: de introductie van het flex werken (en daarmee ook deze verhuizing) heeft zeker ook positieve kanten. Het thuiswerken wordt nu wel officieel toegestaan daar waar het tot voor kort officieel (stond in het personeelshandboek) niet toegestaan was.
Maar goed, flexwerken wordt dus geïntroduceerd en daardoor moet ons team intern verhuizen. Ondanks dat in het informele circuit al maanden over de verhuizing wordt gesproken (heel veel teams moeten verhuizen en men wil graag toe naar minder vloeroppervlak) wordt onze verhuizing drie dagen van te voren aangekondigd. De manager geeft in zijn email aan dat het gerucht inderdaad waar is en dat wij over drie dagen gaan verhuizen. Na de weekstart op maandag wordt iedereen geacht om zijn werkplek te verhuizen. En omdat we allemaal op de nieuwe werkplek slechts een locker krijgen, moet de ladeblokken worden opgeruimd en alle kasten worden geleegd. Best een klusje en men gaat er vanuit dat iedereen daar tijd voor heeft.
De nieuwe werkplek zelf is bij de verhuizing niet eens af. De helft van de TL-bakken doet het, lang niet op alle bureau zijn netwerkbekabeling of extra monitoren beschikbaar. En ook de toegezegde extra vergaderruimte en stiltewerkplekken zijn nog niet gerealiseerd (en op moment van schrijven een aantal weken na de verhuizing nog steeds niet). Er zijn allemaal verschillende bureau stoelen, dus elke ochtend is weer een strijd om de beste plek (met het beste licht en de beste stoel).
Belangrijkste punt is misschien wel dit
De verhuizing wordt door het management kort van te voren opgelegd. En omdat veel dingen nog niet perfect zijn, schieten veel collega’s in de weerstand. Alle kleine dingen (zie de items hierboven) leiden tot kritiek.
Hoe veel beter had het kunnen gaan als het management van de afdeling ons als team zou hebben betrokken bij de verhuizing? Door ruim van te voren met het team in overleg te gaan over de aanstaande verhuizing en het team te vragen wat, uiteraard binnen bepaalde grenzen), nodig heeft om goed te kunnen ‘flexen’. Geef het team de kans om met inbreng te komen en de mogelijkheid om er een eigen sfeer te kunnen creëren. Op die manier creëer je betrokkenheid van het team, wordt de bereidheid om te verhuizen veel groter en creëer je een veel grotere medewerkerstevredenheid. Tevreden en blije medewerkers brengen veel meer output voor het bedrijf.
Tips voor een nieuwe verhuizing
betrek je medewerkers en laat ze meedenken bij veranderingen. In het ergste geval levert het goede ideeën op, waar je als management zelf nog niet over had gedacht. En wees transparant over veranderingen. Vaak vergeet men hoe krachtig het informele circuit is. Dus communiceer tijdig over de verandering en creëer transparantie. Hoe simpel kan het zijn.